Mistä juontaa juurensa myytti, että tilitoimistoala on vanhanaikainen? Miten ala muuttunut viime vuosina ja korvaako digitalisaatio kirjanpitäjän työtehtävät? Talousyrittäjien verkostovastaava Hannu Havukoski on omakohtaisesti kokenut ennakkoluulojen rikkoutumisen tullessaan alalle vuosikymmen sitten ja kertoo nyt, millainen tilitoimistomaailma on tänä päivänä.

”Vaihdoin urani suuntaa vuonna 2009 kulutuselektroniikan myynnin parista tilitoimistoon. Täytyy myöntää, että ennakko-oletukseni tilitoimistoissa työskentelyssä olivat mielikuvien varassa. Kuvittelin, että kirjanpitäjät tekevät kynät korvan takana hommia ja suurin piirtein sulkakynällä kirjoitetaan tiliöintejä. Sain heti todeta, että tilitoimistomaailma on hyvin erilainen, mitä mielikuvat ja alan kuvasto antavat ymmärtää. Kirjanpitomaailma yllätti minut jo silloin moderniudellaan.” Hannu muistelee tilitoimistouransa alkuvaiheita.

Syynä siihen, miksi tilitoimistomaailma koetaan vanhanaikaiseksi, on Hannun mukaan se, etteivät ihmiset monestikaan tiedä, mitä kirjanpitomaailmassa tapahtuu. Arki tilitoimistossa sai kuitenkin Hannun ymmärtämään, miten dynaaminen ala on tänä päivänä.

”Taustani on myyntimaailmassa, jossa kampanjat vaihtuvat jopa viikoittain – se mikä oli eilen uutta, on jo huomenna vanhaa. Ajattelin sen olevan vastakohta pysähtyneelle kirjanpitomaailmalle. Olin väärässä. Asiat eivät toki muutu tilitoimistokentällä yhtä nopeasti, mitä kulutustuotepuolella, mutta kun asiaa pohtii tarkemmin, niin kilpailukentässä olevien yritysten asiat ovat usein jatkuvassa muutoksessa ja vaativat ennakoivaa otetta, myös kirjanpitäjältä.” Hannu lisää.

Kirjanpitäjä on yrityksen kokonaisvaltainen kumppani ja yrittäjän ystävä

Nykyaikainen kirjanpito on Hannun mukaan yrityksen kumppanina oloa. Pelkän historian tutkimisen sijaan katsetta suunnataan aktiivisesti myös tulevaan. Pohditaan yhdessä investointeja, vakuutusyhtiöiden valintaa tai seuraavaa peliliikettä.

”Kun tulin alalle, niin huomasin heti, että täällä ollaan itseasiassa aika isojen asioiden kanssa tekemisissä. Olemme samoissa toimintamalleissa mukana, mitä yritykset, joita palvelemme. Yrityksillä on nykypäivänä modernit toimintamallit digitaalisessa ympäristössä ja kirjanpitäjän tehtävä on sopeutua tähän maailmaan.” Hannu selventää.

Kirjanpitäjän perspektiivi on eteenpäin katsova: historiaa ei voida muuttaa, mutta tulevaisuuteen voi vaikuttaa. Tulevaisuudessa asiat voidaan tehdä entistä paremmin ja tässä kirjanpitäjä on vahvasti yrittäjän apuna. Kirjanpitäjän roolina on tarttua yrittäjän haasteisiin.

”Jos miettii esimerkiksi korona-aikaa, kirjanpitäjän rooli oli miettiä selviytymisstrategioita yrityksille: millaisia säästötoimenpiteitä kannattaa tehdä ja millaisia tukia kannattaa toiminnalleen hakea.

Tänäkin päivänä, vaikkei koronan kaltaisia suuria haasteita olisi, niin tilitoimisto parhaimmillaan proaktiivisesti neuvoo ja auttaa yrittäjää kehittämään toimintaansa esimerkiksi koulutusten löytämisessä tai pätevän työvoiman hankinnassa.” Hannu selittää.

Pienissä toimijoissa on puolensa

Usein ajatellaan, että suurten toimistojen palveluvalikoima on lyömätön verrattuna alan pienempiin toimijoihin. Todellisuudessa pienen tilitoimiston etu voi olla se, että yksi ihminen usein hoitaa isompaa kokonaisuutta asiakaslähtöisesti, yhdessä palkanlaskijan kanssa. Tämä henkilön voisi nähdä olevan jopa eräänlainen asiakasyrityksen ”talouspäällikkö”.

”Talouspäällikkö tietää kaikki yrityksen kommervenkit, sekä haasteet, että mahdollisuudet. Esimerkiksi tilanteessa, jossa yrittäjän täytyy pohtia seuraavaa peliliikettä, on olemassa henkilö, jolla on kokonaiskuva yrityksen taloudesta ja siitä, mitä yrityksessä tapahtuu. Kirjanpitäjä on jo valmiiksi käynyt tosite kerrallaan asiat läpi, joten hänellä on ajankohtainen ymmärrys esimerkiksi myynneistä, ostoista tai palkkakuluista. Näin kirjanpitäjällä on ajantasaiset vastaukset kysymyksiin. Yksi ihminen pystyy hallitsemaan kokonaisuutta lopulta tehokkaammin, kun laajempi tiimi, kelle tieto on jakautunut.” Hannu kertoo.

Pienemmissä tilitoimistoissa henkilökunta on usein myös kokenutta ja henkilöstön vaihtuvuus on todella pientä, jolloin tieto säilyy, eikä asiakkaan tarvitse aloittaa alusta uuden asiantuntijan kanssa. Oma kirjanpitäjä onkin useimmiten se luotettava kumppani, jolla on kokemus ja ymmärrys juuri asiakasyrityksen talousasioista.
 

Digitalisaatio nykyaikaisen kirjanpidon tukena

Digitaaliset palvelut tehostavat tilitoimistojen toimintaa. Kaikkea manuaalista työtä ne eivät kuitenkaan vielä onnistu poistamaan, vaan edelleen tietyt asiat hoidetaan käsin. Paljon on olemassa työtä, mikä koneet eivät vielä osaa tehdä, kuten erilaiset selvitykset esimerkiksi verottajalle tai vakuutusyhtiölle.

”Mitä ohjelmistot eivät myöskään vielä tällä toimialalla täysin ymmärrä on taloudellinen tilanne maailmassa. Monesti yrittäjät ovat aika yksin. Monet toki sparrailevat kilpailijoidensa kanssa, mutta harvalla on keskustelukaveria ja tukea yrityksen talousasioiden puimiseen. Tilitoimistoilla taas on usein käsitys eri toimialoille tyypillisistä haasteista, joista yrittäjän voi olla helpompaa keskustella oman kirjanpitäjän kanssa.”

”Kirjanpitäjälle usein avaudutaan haasteista, joista ei omalle henkilöstölle tai kilpaileville toimijoille halua puhua. Kirjanpitäjillä tosiaan on vaitiolovelvollisuus ja usein hyvä luottamussuhde asiakkaan kanssa. Kirjanpitäjä on tarpeen tullen myös asiakkaan olkapää.” Hannu kertoo.